mabarroso

Ejemplo simplificado de "tener cuidado" (mal)
Proceso operativo: Colocar la caja sobre una base libre o sobre otra caja correctamente colocada sin superar cinco cajas apiladas.
En la mente del operario: Cuidado de no colocar nada sobre las cajas amarillas.

Ejemplo simplificado (correcto)
Proceso operativo: Colocar la caja sobre una base libre o sobre otra caja no amarilla y correctamente colocada sin superar cinco cajas apiladas.

Los procesos operativos deben estar definidos y no deben improvisarse excepciones durante reuniones que queden suspendidas en el aire. Se debe revisar y actualizar los procesos operativos para que siempre haya un lugar de referencia y nunca confiar en que todo el mundo lo haya oído, lo recuerde y lo transmita. Las ventajas son:

• Moral: Se pierde el sentimiento de alerta permanente y el miedo a hacerlo mal. Basta con seguir el proceso operativo.
• Coherencia: El cúmulo de excepciones pueden conducir a un estado de incongruencia, incluso, a veces, a contradicciones. Se suelen producir por la pérdida de visión del conjunto del "proceso operativo" y la búsqueda de soluciones concretas a situaciones concretas, sin extrapolar al resto de casos.
• Comunicación: Al actualizar el proceso operativo y distribuirlo la comunicación se da por completada.
• Conocimiento: En la formación de nuevo personal no se precisa "recordar".

Esto exige, por supuesto, contar con una metodología de trabajo en la que la gente actúe atendiendo a procesos operativos. Algo que, curiosamente, las empresas que más lo necesitan prefieren no hacer creyendo que es caro y que no merece la pena. Luego, alguien pone una caja encima de una amarilla y la culpa es del que está de vacaciones por no haberle dicho lo que todo el mundo sabía (menos el que tenía que hacerlo).